Fordele og udfordringer ved RPA (Robotic Process Automation)

Robotic Process Automation (RPA) er en teknologi, der giver virksomheder mulighed for at automatisere manuelle og gentagne opgaver ved hjælp af software-“robotter” eller scripts. RPA bliver fortsat mere populært på tværs af brancher, fordi det kan effektivisere arbejdsgange, forbedre nøjagtigheden og frigøre medarbejdere til mere værdiskabende opgaver. Men ligesom alle andre teknologier kommer RPA også med sine egne udfordringer, der kræver opmærksomhed og gode strategier.

Hvad er RPA?

RPA-software bruges til at gentage regelbaserede opgaver, som typisk er meget manuelle og tidskrævende. Det kan være opgaver som at flytte data fra ét system til et andet, generere rapporter eller udfylde formularer. Mens det ikke er en fysisk robot, fungerer RPA mere som et virtuelt “sæt hænder”, der klikker rundt i programmer på samme måde, som mennesker ville gøre det.

Fordele ved RPA

Øget effektivitet: RPA kan udføre repetitive opgaver meget hurtigere og med færre fejl end mennesker.
Omkostningsbesparelser: Automatisering af rutineopgaver kan reducere behovet for manuelt arbejde og give høj ROI.
Forbedret datakvalitet: Manuelle processer er ofte forbundet med menneskelige fejl, som RPA kan minimere.
Skalerbarhed: RPA-løsninger kan nemt skaleres i takt med virksomhedens vækst.
Øget medarbejdertilfredshed: Automatisering af kedelige opgaver frigør tid til mere meningsfulde opgaver.
Bedre kundeservice: Hurtigere behandling af kundeforespørgsler kan forbedre kundetilfredsheden.
Overholdelse af compliance: Automatisering kan sikre, at procedurer og processer overholder gældende regler.

Udfordringer ved RPA

Kompleks implementering: Implementeringen kræver en grundig analyse af workflows for at sikre succes.
Vedligeholdelse: Ændringer i systemer kræver løbende opdateringer af RPA-robotterne.
Datasikkerhed: Fokus på datasikkerhed er afgørende for at beskytte følsomme oplysninger.

Sådan håndterer du udfordringerne

Grundig kortlægning af processer
Før du går i gang med RPA, er det afgørende at kortlægge alle relevante processer og identificere, hvilke der er de mest egnede til automatisering. Her kan procesanalyse-værktøjer og workshops hjælpe med at skabe klarhed.
Vælg den rigtige platform
Markedet for RPA-løsninger er stort, og der findes mange forskellige platforme. Vælg en løsning, der passer til virksomhedens eksisterende IT-infrastruktur og behov. Pilotprojekter kan være en god måde at teste forskellige løsninger på.
Løbende overvågning og vedligeholdelse
Opdateringer af systemer eller ændringer i arbejdsgange kan hurtigt påvirke dine RPA-robotter. Sørg for at have en klar plan for overvågning, vedligeholdelse og fejlfinding.
Fokus på datasikkerhed
Sørg for at integrere RPA med virksomhedens eksisterende sikkerhedspolitikker. Dette kan inkludere krypterede forbindelser, begrænset adgang til brugerprofiler og løbende overvågning af aktiviteterne.
Oplysning og inddragelse af medarbejdere
Involver de mennesker, der påvirkes af automatiseringen, i hele processen. Gør det klart, at RPA ikke blot er en “robot, der erstatter mennesker”, men et værktøj, der kan fjerne de mest monotone opgaver og frigøre tid til mere interessante opgaver.

ROI beregning af RPA-løsninger

Et tænkt eksempel kan illustrere, hvordan virksomhedsejere realistisk kan beregne ROI for en RPA-investering og forstå skjulte omkostninger:

Virksomhedens scenarie: En mellemstor logistikvirksomhed bruger manuelt arbejde til at behandle indkøbsordrer. Processen involverer dataindtastning, fejlrettelse og opdatering af flere systemer og tager ca. 10 minutter per ordre. Virksomheden håndterer 10.000 ordrer om året, og medarbejdernes kostpris pr time er 300 DKK. (Kostprisen er de samlede ugifter for at have medarbejderne ansat - inklusive løn, skatter, forsikringer, personalegoder, etc.)

Før RPA:
10.000 ordrer × 10 minutter = 100.000 minutter (1.667 timer)
1.667 timer × 300 DKK = 500.100 DKK i årlige omkostninger.

Efter RPA:
RPA reducerer tidsforbruget per ordre til 2 minutter, hvilket giver:
10.000 ordrer × 2 minutter = 20.000 minutter (333 timer)
333 timer × 300 DKK = 99.900 DKK i årlige omkostninger.
Besparelse: 500.100 DKK - 99.900 DKK = 400.200 DKK.

Skjulte omkostninger:
- Vedligeholdelse: Platformen kræver en årlig vedligeholdelseskost på 50.000 DKK.
- Workflow-opdateringer: Opdatering af processer efter systemændringer kan koste ca. 20.000 DKK årligt.
- Implementering: Førsteårsomkostninger for opsætning og træning var 100.000 DKK.

ROI efter 1 år:
Besparelse: 400.200 DKK
Omkostninger: 50.000 DKK (vedligeholdelse) + 20.000 DKK (opdateringer) + 100.000 DKK (implementering) = 170.000 DKK
Nettoresultat: 400.200 DKK - 170.000 DKK = 230.200 DKK.

Allerede efter ét år har virksomheden opnået et positivt afkast, og omkostningerne vil være endnu lavere de følgende år, da implementeringsomkostningerne er en engangsudgift.

Konklusion

RPA kan spille en central rolle i en virksomheds digitale transformation ved at effektivisere arbejdsgange, reducere fejl og frigøre medarbejdere til mere værdiskabende opgaver. De potentielle fordele er betydelige: tidsbesparelser, forbedret datakvalitet og øget medarbejdertilfredshed, som samlet kan styrke virksomhedens konkurrenceevne og give målbare økonomiske resultater.

Men for at realisere disse fordele er det afgørende at gå systematisk til værks. Ved at gennemføre en realistisk beregning af ROI kan virksomheden få en præcis forståelse af både de potentielle besparelser og de skjulte omkostninger ved RPA. Dette hjælper med at sikre, at de valgte automatiseringsprojekter er rentable og understøtter virksomhedens strategiske mål.

En gennemtænkt implementering af RPA med fokus på både tekniske og organisatoriske aspekter kan ikke blot give økonomiske fordele, men også bidrage til at skabe en mere fleksibel, skalerbar og innovativ arbejdskultur. For virksomheder, der ønsker at tage deres første skridt mod automatisering, er det derfor essentielt at kortlægge processer, analysere omkostninger og fordele samt inddrage medarbejderne i processen. Med denne tilgang bliver RPA ikke bare et værktøj, men en katalysator for vækst og udvikling.