Hvor meget koster dine "små" processer i skjulte ressourcer?

Af: Jonas Weng

Dato: 04/01-2025

Hvor mange 'fem-minutters-opgaver' findes der i din organisation? Og har du nogensinde tænkt over, hvad de egentlig koster i det lange løb?
Forestil dig en snebold, der starter lille, men vokser eksponentielt, hver gang den ruller.
De mange små opgaver akkumulerer og kan nemt stjæle hundredevis af timer hvert år – timer, der kunne bruges på at skabe reel værdi for din virksomhed.

De skjulte omkostninger ved små opgaver

Jeg husker tydeligt en samtale, jeg havde med en tidligere leder for et par år siden. Vi sad på kontoret og drøftede de månedlige lønindberetninger fra vores eksterne konsulenter. "Det tager jo kun fem minutter pr. indberetning," sagde han med et smil.
"Hvor ofte gør vi det? Et par gange om måneden? Det kan næppe betale sig at automatisere." Han trak på skuldrene med en ligegyldig mine, imens han smilede godmodigt.

"Indberetningerne kommer ind på vidt forskellige måder," svarede jeg, "nogle med vedhæftede filer, andre direkte skrevet i mails. Ofte mangler der oplysninger, og det kræver, at vi skriver frem og tilbage. Det betyder, at både jeg og de andre koordinatorer bruger 4-8 timer hver måned på at samle oplysningerne. Og så er der regnskabsafdelingen, som bruger to fulde arbejdsdage hver måned på manuelt at behandle indberetningerne."

Min leder løftede et øjenbryn. "Men er det ikke stadig en relativt kort tid pr. indberetning?"

"Det er, hvis alt går vel," påpegede jeg, "og det gør det ikke altid. Hvis vi kunne strømline processen, måske med en portal som tjekker, om informationen er korrekt og fyldestgørende, inden den bliver sendt ind – hvor konsulenterne indtaster data på samme måde hver gang – kunne vi reducere fejl og spare en masse tid."

Min leder smilede og nikkede høfligt, imens hans øjne blev fjerne. Jeg lænede mig frem i et forsøg på at fange hans opmærksomhed igen. "Og hvis vi så undersøgte en RPA-løsning, kunne vi måske automatisere hele behandlingen. Det ville frigive tid for os alle – og vi kunne bruge den på vigtigere opgaver."

Forud for mødet havde jeg forberedt en beregning, der tydeligt viste omfanget af vores tidsforbrug. Jeg præsenterede tallene i en simpel oversigt:
To fulde arbejdsdage for regnskabsafdelingen og 4-8 timer hver måned for koordinatorerne. Disse timer løb hurtigt op i en årlig udgift på over 215.000 kr. Med en medarbejderkostpris på mellem 300 og 345 kr. i timen kostede dette arbejde virksomheden omkring 9.000 kr. om måneden. Over et helt år landede vi på lige knap 110.000 kr. – og det var kun regnskabsafdelingens tid. Når vi inkluderede de fire koordinatorers arbejde med at indsamle og validere data, steg beløbet til lidt over 215.000 kr. årligt.

Min leder lyttede opmærksomt, men jeg kunne se, at han stadig var skeptisk. Hans øjne hvilede vurderende på papiret foran ham.

"Det er klart, at det er en udgift," sagde han og lænede sig tilbage i stolen. "Men er det nok til at retfærdiggøre omkostningerne ved at udvikle en ny proces og potentielt købe software? Vi taler jo stadig om opgaver, der fungerer – omend ikke perfekt."

Jeg tog en dyb indånding og forsøgte at forklare igen.

"Det handler ikke kun om kroner og ører – det handler om arbejdsglæde og effektivitet. De her opgaver skaber frustrationer og tager tid fra mere værdifulde opgaver. Og hvis vi kan undgå fejl, sparer vi potentielt endnu flere penge."

Han nikkede langsomt og kiggede tænksomt på mig.

"Jeg kan godt se, hvad du mener. Men lige nu er der så mange andre ting på vores bord. Lad os tage det op igen til næste år og se, om det giver mening at gøre noget ved det der."

Jeg forlod mødet med en mat fornemmelse. Jeg vidste, at det var blevet skubbet til næste år – og næste år ville det samme ske igen.

Særligt i en virksomhed, hvor vi dagligt talte om, hvor travlt vi havde, og hvordan vi konstant løb stærkt uden at nå alle opgaverne fyldestgørende. Beslutningen om ikke at effektivisere føltes derfor endnu mere frustrerende, når manglen på tid og ressourcer var et gennemgående tema.

Men ineffektive arbejdsgange koster ikke kun medarbejdertid og skaber frustration – de sætter også virksomhedens konkurrenceevne på spil. Mens andre forbedrer og strømliner deres processer, risikerer vi at falde bagud og miste værdifulde muligheder.

Konklusion

Det var her, jeg traf beslutningen. Jeg indså, at hvis jeg blev i en virksomhed, der ikke ville handle, ville jeg selv blive fanget i status quo.
Jeg ville ikke acceptere ineffektive arbejdsgange, der stjal tid, energi og arbejdsglæde – hverken for mig selv eller for andre.

Jeg besluttede at dedikere min karriere til at hjælpe virksomheder, der var parate til at optimere deres processer og gøre hverdagen lettere for medarbejderne.

Selvfølgelig skal der være et økonomisk fundament at stå på, men gevinsterne rækker langt ud over tallene på bundlinjen.

Når du sidder der og tænker: "Det kan vi tage senere," så spørg dig selv: Hvad koster det at vente?

Tag et ærligt kig på jeres nuværende processer, og overvej, hvor I kunne frigøre tid, reducere fejl og forbedre arbejdsglæden. Start med en mindre proces, identificer forbedringsmuligheder, og sæt en plan i gang – i dag.

I dag er det tid til at tage beslutningen – din virksomhed og dine medarbejdere vil takke dig for det.